GLOSARIO
A
Auditar
Revisar las actividades, los resultados y los procedimientos de una entidad, con el fin de comprobar que funcionan de conformidad con las normas, los principios y los procedimientos establecidos.
Auditoría de gestión y resultados
Es el examen de los planes, programas y actividades ejecutadas por las entidadesPúblicas, para establecer el grado de economía y eficiencia en la adquisición y la utilización de los recursos, el nivel de eficacia en el cumplimiento de objetivos y metas propuestas, la efectividad con que impacta en los receptores de su acción, y la verificación de la equidad en la distribución de los costos y beneficios entre los distintos sectores, así como la evaluación del efecto que las actividades de la entidad tienen sobre el medio ambiente y los recursos naturales.
Auditoría Gubernamental con Enfoque Integral
Es un proceso sistemático que mide y evalúa, acorde con las normas de auditoría gubernamental colombianas prescritas por la Contraloría General de la República, la gestión o las actividades de una organización, mediante la aplicación articulada y simultánea de sistemas de control, con el fin de determinar, con conocimiento y certeza, el nivel de eficiencia en la administración de los recursos públicos, la eficacia con que logra los resultados, y su correspondencia entre las estrategias, las operaciones y los propósitos de los sujetos de control, de manera que le permitan fundamentar sus conceptos y opiniones.
B
Boletín de Responsables Fiscales
Publicación trimestral de la Contraloría General de la República que contiene los nombres de las personas naturales o jurídicas a quienes se les haya dictado fallo con responsabilidad fiscal que se encuentre en firme y ejecutoriado y que no hayan satisfecho la obligación contenida en él, es decir, la deuda que tienen con el Estado por haber sido declarados responsables fiscales.
C
Caducidad de la acción fiscal
Es una figura procesal que, cuando opera, imposibilita a la administración para intentar la acción. La acción fiscal caduca si transcurridos cinco años desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público, no se ha proferido auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal (con la Ley 610 de 2000)
Caducidad de la acción fiscal
Es una figura procesal que, cuando opera, imposibilita a la administración para intentar la acción. La acción fiscal caduca si transcurridos cinco años desde la ocurrencia del hecho generador del daño al patrimonio público, no se ha proferido auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal (con la Ley 610 de 2000)
Central de información (CI)
El sistema central de información pretende el desarrollo de una herramienta para unificar y estandarizar los procesos de solicitud, recolección, validación y administración de la información, que se requieren para el ejercicio del control fiscal en línea y en tiempo real, de acuerdo con metodologías y procedimientos apoyados por tecnologías de información.El desarrollo de los sistemas de información debe estar soportado en unos servidores, equipos y software que permitirán garantizar su correcta y continua operación.Además del desarrollo de los sistemas mencionados, el Programa de Modernización cuenta con los siguientes componentes interrelacionados y complementarios: · Portal institucional · Cambio de cultura · Plan de capacitación · Plan de comunicaciones ·Aseguramiento de calidad administración de seguridad informática
Cesación de la acción fiscal
Figura que en cualquier estado de la indagación preliminar o del proceso de responsabilidad fiscal da paso al archivo del expediente, siempre que se establezca que la acción fiscal no se podía iniciar o proseguir por haber operado la caducidad o la prescripción, cuando se demuestre que el hecho que no existió, o que no constituye daño patrimonial al Estado, o no comporta el ejercicio de gestión fiscal, o se acredite la operancia de una causal eximente de responsabilidad fiscal o el daño causado ha sido resarcido totalmente, siempre que se hayan verificado los hechos.
D
Daño patrimonial
Lesión del patrimonio público representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión antieconómica, ineficaz, inequitativa e inoportuna que, en términos generales, no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño se podrá ocasionar por acción o por omisión de los servidores públicos o por la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzcan directamente o contribuyan al detrimento del patrimonio público.
Debido proceso
Sometimiento de todas las actuaciones de las autoridades judiciales y administrativas, en cuanto a los efectos que produzcan sobre el interés particular, a las formalidades preestablecidas por las normas jurídicas. Tiene como finalidad la protección de las garantías consignadas en las normas. Es una característica esencial del Estado de derecho.
Detrimento o daño patrimonial al Estado
Lesión al patrimonio público, representada en el menoscabo, disminución, perjuicio, detrimento, pérdida, uso indebido o deterioro de los bienes o recursos públicos, o a los intereses patrimoniales del Estado, producida por una gestión fiscal antieconómica, ineficaz, ineficiente, inequitativa e inoportuna, que en términos generales no se aplique al cumplimiento de los cometidos y de los fines esenciales del Estado, particularizados por el objetivo funcional y organizacional, programa o proyecto de los sujetos de vigilancia y control de las contralorías. Dicho daño se podrá ocasionar por acción o por omisión de los servidores públicos o la persona natural o jurídica de derecho privado, que en forma dolosa o culposa produzca directamente o contribuya al detrimento del patrimonio público.
E
Ejecutoriedad de las providencias
Figura jurídica que le otorga firmeza a una determinada decisión, es decir, que define una situación jurídica. Se presenta:1. Cuando contra ellas no proceda ningún recurso.2. Cinco (5) días hábiles después de la última notificación, cuando no se interpongan recursos o se renuncie expresamente a ellos.3. Cuando los recursos interpuestos se hayan decidido. Elementos de la responsabilidad fiscal1. Daño al patrimonio del Estado2. Conducta dolosa o gravemente culposa del sujeto activo de la acción. (sentencia c-619 de 2002) 3. Nexo causal entre los dos anteriores elementos.
Entidades sujeto de control
Son los organismos y las unidades ejecutoras del gasto, cuyo presupuesto se encuentra incluido en la Ley General del Presupuesto, y los particulares o cualquier otro tipo de organización o sociedad que recauden, administren o manejen fondos o bienes del Estado.
F
Fallo con responsabilidad fiscal
Determinación del presunto responsable fiscal cuando en el proceso obre prueba que conduzca a la certeza de la existencia del daño al patrimonio público.
Fallo sin responsabilidad fiscal
El funcionario competente lo profiere cuando en el proceso se desvirtúen las imputaciones formuladas o no exista prueba que conduzca a la certeza de uno o varios de los elementos que estructuran la responsabilidad fiscal.
Faltante
Es el menor valor de las cantidades reales encontradas en la dependencia auditada, comparadas con el que aparece en los registros contables.
Fenecimiento
Acto por el cual se pone fin a la revisión de la cuenta rendida a la CGR por los sujetos de control. Si la CGR encuentra que los resultados obtenidos en el proceso de revisión sobre la gestión fiscal efectuada por el responsable, lo conduce a expresar una opinión razonable y conceptos satisfactorios, el pronunciamiento tendrá la connotación de fenecimiento. En caso contrario, si como resultado de la auditoría, la opinión sobre la razonabilidad de la información financiera o los conceptos de la administración, manejo y rendimiento de los fondos, bienes y recursos públicos asignados y cumplimiento de metas e impactos de sus resultados, no son satisfactorios, se entenderá por no fenecida.
Función de advertencia
Aviso o prevención sobre el peligro o riesgo inminente detectado en la gestión fiscal de un sujeto vigilado.
G
Gestión fiscal
Es el conjunto de actividades económicas, jurídicas y tecnológicas que realizan los servidores públicos y las personas de derecho privado que manejen o administren recursos o fondos públicos, tendientes a las adecuadas y correctas adquisiciones, planeación, conservación, administración, custodia, explotación, enajenación, consumo, adjudicación, gasto, inversión y disposición de los bienes públicos, así como a la recaudación, el manejo y la inversión de sus rentas en orden a cumplir los fines esenciales del Estado y atendiendo a los principios de gestión fiscal.
Gastos reservados
Erogaciones destinadas al cubrimiento de actividades de inteligencia e investigación para la conservación y el restablecimiento del orden público y la represión del delito; incluye operaciones y funcionamiento de redes de inteligencia, pagos por información, material técnico y de análisis.
Glosa
Nota o reparo que se pone en las cuentas a una o varias partidas de ellas o una determinada gestión.
Grado de consulta
Revisión en segunda instancia que procede cuando se dicta auto de archivo, cuando el fallo sea sin responsabilidad fiscal o cuando el fallo sea con responsabilidad fiscal y el responsabilizado hubiere estado representado por un apoderado de oficio, con la finalidad de defender el interés público, el ordenamiento jurídico y los derechos y garantías fundamentales.
H
Hallazgo
Toda situación irregular encontrada durante el proceso de una auditoría. En su descripción se debe incluir información necesaria para que el lector pueda entender y juzgar el hallazgo sin explicación adicional. Hechos o situaciones irregulares impactan significativamente el desempeño de la organización.
Hallazgo administrativo
Hecho que demuestra que la gestión fiscal de una entidad no se está desarrollando de acuerdo con los principios generales establecidos.
Hallazgo fiscal
Todo hallazgo administrativo en el que se tipifica que los servidores públicos o los particulares han realizado una gestión fiscal deficiente, contraria a los principios establecidos para la función, que han producido un daño patrimonial al Estado. Frente a este hallazgo, el auditor deberá dar traslado a la Contraloría Delegada para Investigaciones, Juicios y Jurisdicción Coactiva. Este tipo de hallazgo se puede concretar en una responsabilidad fiscal para aquellos que lesionaron el patrimonio público.
Hallazgo penal
Ocurrencia de un hecho constitutivo de delito. Cuando en el ejercicio de sus funciones o con ocasión de ellas, el servidor público comete un hecho punible, de aquellos cuyo bien jurídico pertenece a la protección de la administración y la función pública, se le da traslado a la Fiscalía General de la Nación para lo de su competencia y a la Contraloría Delegada de Investigaciones, Juicios y Jurisdicción Coactiva, para efectos de constituirse en parte civil.
Hallazgo disciplinario
Hallazgo administrativo en el que se configura que los servidores públicos o los particulares que transitoriamente ejerzan funciones públicas, han incurrido en alguna conducta que la legislación tipifica como falta disciplinaria. Este hallazgo deberá ser trasladado a la Procuraduría General de la Nación que se encargará de determinar si existe responsabilidad disciplinaria.
I
Indagación preliminar
Procedimiento que se caracteriza por ser extraprocesal, y se debe surtir cuando se dificulta la configuración de un hallazgo fiscal perfecto. Tiene por objetivo verificar la competencia del órgano fiscalizador, la ocurrencia de la conducta y su afectación al patrimonio estatal, determinar la entidad afectada e identificar a los servidores públicos y a los particulares que hayan causado el detrimento, o intervenido o contribuido a él.
Informe
Documento mediante el cual el equipo de auditoría reporta la evaluación que ha realizado sobre la situación, la gestión y los resultados de una entidad y los diferentes hallazgos encontrados en el proceso de evaluación de un sujeto de control. Informe anual sobre el estado de los recursos naturales y del medio ambiente.Reporte anual que realiza la Contraloría General de la República acerca de la gestión del Estado en materia ambiental y sobre la situación del medio ambiente y los recursos naturales.
Informe de auditoría
Es el resultado presentado por escrito al órgano administrativo de más alto nivel, del trabajo realizado por un grupo de profesionales multidisciplinarios, en desarrollo de la aplicación de los diferentes sistemas de control, adoptados por la entidad.
J
Jurisdicción coactiva
Conjunto de procesos para hacer efectiva la orden dictada por la administración para el cobro de una obligación. Es una acción de naturaleza administrativa y no judicial. Atribución asignada a las entidades de derecho público, tanto nacionales como territoriales, para hacer efectivas por sus propios medios las obligaciones legalmente causadas en su favor cuando los deudores las incumplieren. Procede igualmente contra las obligaciones exigibles a los funcionarios públicos.
L
Líneas de auditoría
Procesos, ciclos, proyectos, actividades, programas o áreas con probabilidad de ser examinadas con objeto de evaluarlas. Dependen en gran medida de los objetivos de la empresa, el tamaño y la complejidad de sus operaciones y los recursos físicos, humanos y financieros involucrados, el impacto sobre los recursos naturales, el producto o servicio generado, el interés de la comunidad en la entidad y las prioridades de la CGR como entidad fiscalizadora superior.
M
Mandamiento de pago
Es la providencia que se notifica al deudor invitándolo a que pague bajo pena de ser embargado.
Medidas cautelares
Se denominan igualmente medidas de seguridad, medidas precautorias, medidas de garantía, acciones preventivas. Hacen referencia a aquellas providencias que, ya de oficio, o a petición de parte, puede adoptar el juez o el funcionario ejecutor respecto de personas, pruebas o bienes, que pueden resultar afectados por la demora que se tomen en las decisiones dentro del proceso, siempre con carácter provisional y tendientes a asegurar el cumplimiento de las determinaciones del juez o del funcionario ejecutor.
P
Plan General de Auditoría (PGA)
Es la programación de las entidades a las cuales se les va a realizar control fiscal en un periodo de tiempo.
Plan de mejoramiento
Son las acciones que debe tomar la administración con base en las recomendaciones dadas en auditorías anteriores para corregir situaciones observadas por la Contraloría General de la República. Revela el nivel de acatamiento por parte de la entidad con el fin de determinar los procedimientos de verificación a incluir en los programas de auditoría.
Planes de desempeño
Es el conjunto de acciones que debe tomar la administración para corregir situaciones observadas por la Contraloría General de la República.
Prescripción de la acción fiscal
Es una institución por la cual se le pone fin a la acción o cesa la responsabilidad, por el transcurso del tiempo sin investigar el hecho. La responsabilidad fiscal prescribe en cinco años, contados a partir del auto de apertura del proceso de responsabilidad fiscal, si dentro de dicho término no se ha dictado providencia en firme que la declare.
Principios del control fiscal
Economía, eficiencia, eficacia, equidad y valoración de costos ambientales.
Principios de la gestión fiscal
Aquellos mandatos generales que deben regir la gestión fiscal, estos son: 1. Eficiencia: Principio de la gestión fiscal que se define como la maximización de resultados, con los mismos recursos, en un periodo determinado. Se entiende por éste el uso racional de los recursos disponibles en la consecución del producto, es obtener más productos con menos recursos. 2. Eficacia: Este principio es la obtención de los resultados de manera oportuna y en entera relación con los objetivos y las metas propuestos. La eficacia es absoluta, es decir, se alcanza o no se alcanza el resultado propuesto. 3. Equidad: Aquel principio que estudia el desarrollo de la administración e identifica los receptores de su actuación económica y la distribución de los costos y beneficios entre sectores económicos y sociales y entre entidades territoriales. (ejemplo de la inobservancia de este principio son aquellas obras públicas que benefician a los sectores de más altos ingresos, sin observar las necesidades de los sectores menos protegidos) 4. Economía: Aquel principio en virtud del cual, en igualdad de condiciones de la mejor calidad de los bienes y servicios, se obtiene el menor costo posible. 5. Valoración de costos ambientales: Principio de la gestión fiscal que pretende establecer una política integral para la protección del medio ambiente, la cual incluye desde la educación, la investigación y la organización, hasta la creación de nuevas tecnologías. En consecuencia, este principio nos permite: cuantificar el impacto por el uso, el deterioro de los recursos naturales y el medio ambiente. A su vez, hace posible evaluar la gestión de protección, conservación, uso y explotación de los mismos.
Proceso de Responsabilidad Fiscal
Conjunto de actuaciones administrativas adelantadas por las contralorías con el fin de determinar y establecer la responsabilidad de los servidores públicos y de los particulares, cuando en el ejercicio de la gestión fiscal o con ocasión de ésta, causen un daño al patrimonio del Estado por acción u omisión y en forma dolosa o culposa